好奇心と向上心でスキルアップ

昨年4月から使い始めた「Notion（ノーション）」。
とてもよかったので、その後OneNoteからすべて移行し、さらに慣れてきたところでタスク管理も「Todoist」というアプリから乗り換えた。

そして今年1月から全面的にフォーマットを変えた。
それが冒頭の画像だ。

3週間ほど使ってみて順調なので、当面はこれで行く予定。

自分のタスク管理の課題はこれに尽きる。

「重要なタスクをエンドレスに先送り」
「消化できずどんどん増えて溜まっていく一方」

毎月「今月はこれをやろう」とタスクリストの中から重要なものをチョイスしているのに、全く消化できず翌月繰越になってしまっていた。四半期ごとに仲間と進捗報告をしているんだけど、そこでも「今期もできず、次期こそ」の繰り返しだった。

溜まる一方のタスクリストを見るだけで憂鬱になってしまう。そして自己嫌悪。
一体これはどうすりゃいいの・・・

と、年末真剣に考えて辿り着いた結論はこれ。

「やらなきゃいけないタスクの数の多さが問題」

何かやっている最中に「これもやっておこうかな」というものが見つかった時、その場でやるのではなくタスクリストに投げ込む。これは間違っていない。そうしなきゃ中途半端になるし忘れちゃうから。ただ問題はタスクリストがどんどん肥大化し、処理する時間が大幅不足のまま、見るだけで憂鬱になるため見なくなる→週末・月末になっても大量に積み残し。という悪循環だ。

そうではなく、「一週間で処理できそうな数のタスクだけをチョイス」することにした。
具体的にはひとつ2～3時間くらいで終わるものを週間10個。月間では30個ほど。そしてNotionのTODOLISTの「予定月」「予定週」の項目を使って割当てていく。

10個くらいなら、毎日1～2個ずつ処理すれば7割以上は消化できる。
途中で今週中にやりたいタスクが発生した場合には、どれかをひとつ割当てから外して新たにそれを加える。つまり数は10個以上に増やさない。

冒頭画像では、見積9時間というタスクが2つあるがこれは例外で、基本4時間以内。

週末には10個のうち何個処理できたかを計算して、記録につける。
完了せず仕掛中のものは0.5で計算。結果、第一週は達成度80％、第二週は達成度70％。今週は明日もうひとつ消化できれば70％となる。

このタスク管理にしてから、TODOLISTを毎日何度も開いて確認するようになり、週の後半になると「なんとか達成度70％は越えたいなあ」と頑張るようになった。おかげで仕事も順調に進んでいる。

ちなみに短時間でできるものは、この10個には含めず「スキマ時間」というのを割当て、手が空いたらやる形にしている。
スキマ時間タスクも、あまり溜めすぎると煩わしいことになるので、月の終わりに棚卸・仕分けして、重要じゃないものはアーカイブに放り込むルールにしようと思っている。

プロパティの並び順もソートも自由自在で100％自分仕様にできるので、Todoistより自分にとってははるかに使いやすい。
ゲーム感覚で楽しみながらタスク管理できるようになった。

1月に調子がいいのは例年のことなので、これをしっかり2月以降も継続したい。